Dans cet article, améliorez votre productivité avec ces 10 astuces Google Drive.

Aujourd’hui, Google Drive est plus qu’un simple service de stockage en ligne, il est considéré comme une suite bureautique complète. Même s’il paraît basique, Google Drive offre tout un tas de fonctionnalités intéressantes.

Voici quelques astuces pour bien utiliser Google Drive, et qui pourraient vous être utiles pour améliorer votre productivité au quotidien.

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10 astuces Google Drive pour améliorer votre productivité

1 – Dicter vos textes

Google a intégré une fonction de reconnaissance vocale à son application Google Doc, qui permet de dicter rapidement vos textes. Que ce soit sur votre ordinateur ou sur votre smartphone, vous pouvez très facilement dicter et éditer du texte, en utilisant le micro intégré de votre ordinateur, smartphone ou tablette, ou bien par le biais d’un micro externe.

Cette fonctionnalité est très utile pour ceux qui rédigent des articles de blog, des rapports et des publications sur les réseaux sociaux.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur le menu Outils puis sur Saisie vocale.

2 – Partager des fichiers volumineux

Vous le savez peut-être, la plupart des services de messagerie ne permettent pas d’envoyer des fichiers volumineux.

Google Drive offre ce service, vous pouvez partager des fichiers volumineux (des images de haute qualité, des vidéos et du son) en les stockant simplement dans un dossier Google Drive dans votre ordinateur et en le synchronisant avec votre espace de stockage en ligne.

Il y a une autre méthode pour envoyer un ou plusieurs fichiers volumineux avec Google Drive en utilisant Gmail.

3 – Accéder à vos fichiers sur n’importe quel appareil, où que vous soyez

Pour vous aider à être plus productif, Google Drive vous facilite l’accès à vos fichiers et dossiers. Que vous travailliez à la maison ou lors de vos déplacements, vous pouvez visualiser et éditer vos fichiers en tout lieu et sur tout appareil.

Avec les applications mobiles de Google Drive, il est facile de travailler sur des fichiers et de co-créer des documents, où que vous soyez.

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4 – Travailler à plusieurs sur un projet collaboratif

Google Drive offre la possibilité de travailler sur un document à plusieurs, grâce à des fonctionnalités de travail collaboratif intégrés dans Google Doc et Google Sheet.

Avec les outils de Google Drive, plusieurs personnes peuvent éditer simultanément un document, et visualiser les modifications apportées par chaque personne en temps réel.

L’utilisation de ces outils est très facile, il suffit d’inviter des collaborateurs en cliquant sur le bouton « partager ». Une fenêtre s’ouvre, qui permet d’ajouter des collaborateurs via leur adresse email. Ensuite, vous gérez les droits d’accès (consulter/modifier le document, inviter d’autres collaborateurs, etc.).

Note : pour pouvoir accéder au document et le modifier, vos collaborateurs doivent avoir un compte Google.

5 – Scanner et archiver vos documents

Si vous utilisez Google Drive, vous disposez sans le savoir d’un outil pour numériser et archiver des documents. Avec cet outil gratuit, vous pouvez scanner vos documents (des reçus, des relevés bancaires, des lettres, des factures, etc.) pour les enregistrer dans Google Drive au format PDF.

Cette fonctionnalité vous permettra de gagner un temps fou, si vous avez des documents à scanner tous les jours.

6 – Organiser vos liens et ressources

Si vous êtes comme moi, que vous utilisez le bloc-notes de Windows ou autre application de prise de notes pour enregistrer les liens de vos articles blog ou vos vidéos préférées, vous allez aimer Google Doc, car il va vous aider à organiser vos liens pour pouvoir y accéder très rapidement.

Vous pouvez créer des documents pour organiser vos liens par catégorie, thème, etc.

7 – Associer plus d’applications de productivité

Un autre avantage de Google Drive est qu’il offre la possibilité d’ajouter d’autres fonctionnalités en connectant des outils et des applications à Google Drive (il y a des applications de productivité, de gestion de projets, de communication, etc.).

Vous pouvez utiliser l’une de ces centaines d’applications directement dans Google Drive. Elles sont développées par des développeurs tiers, mais il y a également des applications créées par Google.

8 – Envoyer des e-mails via Google Sheets

L’une des astuces les plus intéressantes que j’ai découvert il n’y a pas si longtemps, qui permet d’augmenter la productivité, est l’envoi d’e-mails directement à partir d’une feuille de calcul Google Sheets.

Cette astuce vous aidera à envoyer rapidement des e-mails prédéfinis depuis Google Sheets, cela va vous faire gagner en temps et en productivité. Lorsqu’il s’agit d’envoyer des mails récurrents, cette astuce va vous éviter de taper vos mails manuellement à chaque fois que vous souhaitez envoyer un email.

En intégrant le module Yamm (Yet Another Mail Merge) à votre Google Sheets, vous pouvez envoyer des mails en masse gratuitement et sans utiliser un auto-répondeur.

9 – Vérifier l’orthographe et la grammaire dans Google Docs

Une autre fonctionnalité de Google Drive très utile pour ceux qui utilisent des correcteurs d’orthographe comme Reverso.net. Il s’agit de vérificateur d’orthographique.

En fait, Google Doc peut corriger automatiquement les fautes d’orthographe dans vos textes et vous suggérer des variantes orthographiques et grammaticales.

Cette fonctionnalité est activée par défaut dans Google Doc.

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10 – Traduire vos textes et documents directement dans Google Doc

L’une des fonctions cachées du logiciel de traitement de texte Google doc, qui permet de gagner de temps, est la traduction du texte.

Google doc permet de traduire des documents dans de nombreuses langues et créer instantanément une copie d’un document dans une autre langue de notre choix.

Pour ce faire, ouvrez un document dans Google Docs, puis allez dans le menu qui se trouve en haut, et vous cliquez sur Outils puis Traduire le document.

Avez-vous déjà utilisé l’une de ces astuces Google Drive ? Faites-nous-le savoir dans les commentaires.

Auteur : Lauran Frynich, Spécialiste de la sécurité IT et systèmes qui anime le portail didactique Lebonantivirus.